AppFlowy: alternativa a Notion de código abierto y con IA privada

AppFlowy se define en su web oficial como un espacio de trabajo con IA autoalojado para gestionar proyectos, wikis y datos con IA privada, bases de datos flexibles y control total de la información. A 31 de octubre de 2026 anuncia su versión 0.14.11. Su repositorio tiene 78.039 estrellas en GitHub y licencia AGPL-3.0, según la API de GitHub. Reúne:

• Documentos con edición en tiempo real y comentarios.
• Base de conocimiento o wiki interna.
• Proyectos con tableros y bases de datos.
• Notas de reuniones con IA y búsqueda con IA basada en tus propias fuentes.

Según su página de precios, hay un plan Personal gratuito y un plan Pro que aparece a 12 dólares por miembro y mes, además de opciones para autoalojar y planes de empresa. Algunas funciones de IA en el plan gratuito son de prueba limitada. Consulta siempre la página oficial, porque las condiciones cambian.

1. Descarga la app o empieza gratis desde appflowy.com; hay versiones para ordenador y móvil.
2. Crea un espacio para tu empresa con tres secciones: wiki, proyectos y documentos.
3. Usa plantillas de su galería para no empezar desde cero: tablero de tareas, base de clientes o manual de empleado.
4. Invita a tu equipo con los permisos justos y decide si te quedas en la nube o lo autoalojas más adelante.

• Una agencia organiza proyectos de clientes en tableros con fechas y responsables.
• Una empresa de servicios crea una wiki con procedimientos para que los nuevos empleados aprendan solos.
• Un despacho autoaloja AppFlowy para que sus documentos internos no salgan de su servidor.
• Un equipo pequeño convierte las notas de cada reunión en tareas.

Para pasar tus documentos antiguos a texto editable, te puede servir MarkItDown; y para combinarlo con una IA que no envía datos fuera, la IA local con Ollama.

La web de AppFlowy insiste en la soberanía de los datos: se puede desplegar en tus servidores, en tu nube o en un entorno totalmente aislado, y la IA se puede alimentar con modelos de lenguaje autoalojados para que el procesamiento y los datos se queden dentro de tu entorno. Indica también que el proveedor no tiene acceso a una instancia autoalojada y que admite inicio de sesión único (SAML, OIDC), SCIM, LDAP, MCP y API públicas. Para una pyme pequeña, todo esto puede ser más de lo que necesita, pero es una garantía si trabajas con información confidencial.

Una herramienta así fracasa cuando se llena de páginas sin orden. Define desde el principio una estructura sencilla: una sección por área (clientes, proyectos, procedimientos) y una persona responsable de cada una. Usa plantillas para que todos los documentos parecidos tengan el mismo formato y archiva lo que ya no se usa. Pon fecha de revisión a los procedimientos importantes y dedica diez minutos cada mes a limpiar.

• Autoalojar exige mantenimiento: actualizaciones, copias de seguridad y seguridad del servidor. Sin alguien que lo cuide, mejor la nube.
• Migrar desde Notion lleva trabajo: prueba primero con un área concreta.
• Permisos: una wiki mal configurada puede exponer documentos internos a quien no debe. Lee nuestra guía sobre permisos e IA en la pyme.
• Madurez: es un proyecto activo con versiones frecuentes; prueba bien las funciones que necesites antes de depender de ellas.

Si lo usas en la nube, revisa la política de privacidad, el acuerdo de tratamiento de datos y la ubicación de los servidores. Si lo autoalojas en la UE, controlas dónde se guardan y procesan los datos, algo que la propia web destaca para cumplir requisitos de residencia de datos. En ambos casos, guarda en la wiki solo los datos personales necesarios y limita el acceso a los documentos con información de clientes o empleados.

¿Qué es AppFlowy?

Es un espacio de trabajo de código abierto con documentos, wikis, proyectos e IA, alternativa a Notion, que puedes usar en la nube o alojar tú.

¿AppFlowy es gratis?

Tiene un plan Personal gratuito y un plan Pro de pago; además, el código es abierto y se puede autoalojar.

¿AppFlowy es una alternativa a Notion?

Sí, cubre documentos, bases de datos, tableros y wikis, con la ventaja de poder alojarlo en tu propio servidor.

¿Puedo usar la IA de AppFlowy sin enviar datos fuera?

Según su web, puedes conectarlo a modelos de IA autoalojados para que los datos se queden en tu entorno.

¿En qué dispositivos funciona?

Tiene versión web y apps para ordenador y móvil.

AppFlowy es una alternativa a Notion pensada para quien quiere el control de sus datos, con IA que puede funcionar dentro de su propia infraestructura. Para una pyme puede empezar como una wiki y un gestor de proyectos gratuito y crecer hacia el autoalojamiento si la información lo requiere. Pruébalo con un área de la empresa y, si quieres instalarlo en tu servidor con garantías, te ayudamos.